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#12 メールは装飾ではなく、シンプルな本質にこだわる 「つけない美学」【特集・時短術30】

とにかく現代の私たちには、時間がない。そんな中、それぞれの人が様々な工夫をして時間をつくり出しています。「だったらみんなの”時間がないなかでの工夫”を共有すれば、もっと時間を生み出せるようになるのでは」というコンセプトで立ち上がったこのメディア。時間がないドットコム。

普段はほんとうに様々な人々の工夫を集め発信しているのですが、世の中には「本」という形でも「時短につながるノウハウ・TIPS」がちょこちょこあるものです。だったら時間がない皆さんのために、その時短ノウハウを1箇所にまとめてみましょう。そんな特集をはじめました。

題して、「時短術30」。

時間がないから時短術の本すら読めないという皆さん。1記事数分で読めるこの中から、ぜひ、自分に合う時短術を見つけてみてください。

#12 メールは装飾ではなく、シンプルな本質にこだわる 「つけない美学」

社内の人にメールやチャットなどの連絡を送る時に、社外メールと同じように丁寧な言い回しに時間をかけることはもったいありません。たとえ一通当たりの時間が短くとも、一日に複数のメールをやり取りすると、結構な時間を取られてしまいます。

社内のメールを送る時に重要なことは、読み手に負担がかからないように内容が分かりやすく、コンパクトな文面を意識することです。普段、使い慣れていない敬語を意識して、伝わりにくい文面になってしまうと、本末転倒になってしまいます。無駄な挨拶や過剰の敬語に時間をかけるなら、メールがシンプルでコンパクトになるように時間をかけましょう。

メールの内容が分かりにくいと、意味の確認などで時間を取られてしまいます。短時間で済むメールだからこそ、短時間で完結するように意識しましょう。空いた時間を社外の人や社内の上司など挨拶や敬語を使うべき相手に送るメールでミスをしていないかのチェックに使う方がよほど有効的です。他にも、時間短縮に役立つメール活用法を紹介します。

1つ目は、「件名で自己紹介をしない」です。当たり前だが、ビジネスパーソンは一日に大量のメールを受け取ります。受け取り手も一つ一つ対応できるわけではない。件名でメールの内容が分からない場合、対応が後回しになり、最悪忘れてしまうことも少なくないでしょう。これらを防ぐために、件名にはメールの内容を端的に書いてみましょう。

2つ目は、「添付ファイルの見てほしいところは文面に箇条書きで書く」です。ファイルを開く前にどこを見るか、どんな資料かを把握できれば、受け取り手もファイルを開いた後の行動を想定しやすく、結果として時間短縮に繋がります。添付忘れを防ぐために、文面に「添付します」と記述した後にファイルを添付することもおすすめです。

紹介した時短塾に共通することは、「読み手の負担を減らしつつ、メールの内容をシンプルでコンパクトにする」ことです。短い時間で済むメールで時間を取られないように意識してみましょう。

参考:
『時短術大全』
著者 生産性改善会議
出版社 KADOKAWA
発売日 2017.09

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