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#06 会議の効率化はこんな方法でも行える 「沈黙の会議」 【特集・時短術30】

とにかく現代の私たちには、時間がない。そんな中、それぞれの人が様々な工夫をして時間をつくり出しています。「だったらみんなの”時間がないなかでの工夫”を共有すれば、もっと時間を生み出せるようになるのでは」というコンセプトで立ち上がったこのメディア。時間がないドットコム。

普段はほんとうに様々な人々の工夫を集め発信しているのですが、世の中には「本」という形でも「時短につながるノウハウ・TIPS」がちょこちょこあるものです。だったら時間がない皆さんのために、その時短ノウハウを1箇所にまとめてみましょう。そんな特集をはじめました。

題して、「時短術30」。

時間がないから時短術の本すら読めないという皆さん。1記事数分で読めるこの中から、ぜひ、自分に合う時短術を見つけてみてください。

#06 会議の効率化はこんな方法でも行える 「沈黙の会議」

多くのビジネスパーソンが非効率だと感じていることの一つに「会議の時間」が挙げられます。問題にされることの多い「会議の時間の長さ」ですが、決して長いほど問題になるわけではありません。

例えば、5時間の会議の中で参加者全員で議論を行い、満足な結論に達した場合、多くの人は問題だとは認知しません。けれど、たった30分間でもただ上司の話を聞くだけの会議だったとしたら、その会議の存在自体に疑問を感じるでしょう。

つまり、非効率だと感じる原因は「会議時間の長さ」ではなく、実は「会議の生産性の低さ」にあるのです。

生産性の高い会議を実現するためには、「会議の目標達成」が不可欠です。会議の最終目標は、中身のある議論を経て意思決定などの結論を出すことであり、重要な議題の場合は議論に時間を割くべきでしょう。

しかし、会議資料の口頭説明と質疑応答で会議時間の半分を費やしてしまうケースも見受けらます。「資料枚数を一枚に制限する」のような量のルールでは、必要な資料が多い場合、一枚にまとめるために時間をかける、重要な情報を省く恐れがある、十分な議論を経ずに正確な判断が下せないなど本末転倒な結果を招くことになりかねません。

このような事態を回避するためには、「資料の枚数を制限する」というような「量」のルールではなく、会議自体の「質」をコントロールするルールが必要です。具体例を紹介すると、「会議内に使用する資料を読む時間を設ける」ルールが挙げられます。

一見、「ただ資料を説明する時間を短縮する」という量のルールに思われるかもしれませんが、目で資料を読む時間の方が耳で説明を聞く時間より短く済み、その分の短縮された時間を議論に回せるため、生産性の高い会議となります。

会議参加者の感じる不満は「会議の質を高める」ルールを設けることで解消することができ、生産性も向上するのです。

参考:
『 生産性 マッキンゼーが組織と人材に求め続けるもの』
著者 伊賀泰代
出版社 ダイヤモンド社
発売日 2016.11

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